Automatiser la gestion d'un organisme de formation
Inscriptions, conventions, convocations, émargements, dossiers pour les financeurs : chaque session produit une pile de documents. On relie vos outils pour qu'ils se préparent et partent tout seuls, sans changer votre logiciel de gestion de formation.
Réserver le pré-audit gratuitExemple de déroulé automatique : chaque étape se déclenche toute seule après la précédente.
Un stagiaire s’inscrit. La suite se fait toute seule :
- Inscription reçueFormulaire en ligne
- Convention généréeRemplie avec ses informations
- Dossier envoyé au financeurPièces jointes comprises
- Relance programméeSi une pièce manque
Exemple de déroulé, sans ressaisieVos outils, reliés entre eux
Ce qui prend le plus de temps
Les mêmes informations saisies trois fois
Le stagiaire s'inscrit par formulaire, on recopie ses coordonnées dans le tableau des sessions, puis dans la convention et l'attestation.
Des dossiers de financement montés à la main
Convention, programme, émargements, certificat de réalisation : à rassembler puis à envoyer au financeur, stagiaire par stagiaire.
Des convocations et des rappels envoyés un par un
Chaque session demande ses mails : la convocation, le rappel la veille, le questionnaire de satisfaction après.
Des paiements difficiles à suivre
Qui a payé, quel financeur attend encore une pièce, quelle facture relancer : la réponse est quelque part dans les mails.
Des preuves Qualiopi éparpillées
Avant l'audit, il faut retrouver la preuve de chaque indicateur : évaluations, émargements, réclamations, veille.
Le bilan pédagogique et financier à reconstituer
Chaque année, le BPF oblige à recompter heures, stagiaires et produits par type de financement, à partir de fichiers dispersés.
Ce qu'on met en place
- Une seule base des stagiaires et des sessionsVotre logiciel de gestion de formation (Digiforma, Dendreo…), Airtable ou Google Sheets
- Chaque information est saisie une fois, au bon endroit, et sert à tous les documents.
- Les documents générés automatiquement
- Conventions, convocations, attestations et dossiers de financement se remplissent avec les informations déjà saisies.
- Les envois et les relances programmésMake ou n8n
- Convocations, rappels, questionnaires, relances des pièces manquantes et des paiements partent à la bonne date.
- Les preuves classées au fil de l’eau
- Chaque document est rangé au moment où il est produit, prêt pour l'audit Qualiopi et pour le BPF.
Une mission dans ce secteur
- Organisme de formation
Les dossiers de financement se préparent et partent tout seuls
- Avant
- Chaque dossier se montait à la main : les documents à générer pour chaque stagiaire, puis l'envoi aux financeurs, un par un. Ça prenait beaucoup de temps à l'équipe.
- Ce qu’on a fait
- On a automatisé la génération des dossiers et leur envoi aux financeurs.
- Aujourd’hui
- Le système tourne au quotidien : l'équipe ne monte plus les dossiers à la main.
Le scénario, en représentation simplifiée.
Comment on avance, et ce que ça coûte
Chaque étape est facturée à part. À la fin de chacune, vous décidez si on continue.
- Étape 1Pré-auditGratuit30 minutes en visio pour repérer 3 points de friction dans vos outils.
- Étape 2Audit Stack990 €10 jours pour cartographier vos outils et savoir lesquels garder.
- Étape 3Diagnostic2 500 €2 à 3 semaines. Un plan chiffré, avec le gain attendu.
- Étape 4Mise en œuvreDès 5 500 €4 à 10 semaines pour installer le système et former votre équipe.
- Étape 5Gardien du système400 à 1 500 €/moisOn surveille le système et on l'adapte quand votre boîte change.
Combien d'heures par session passent dans les dossiers ?
Pendant le pré-audit, on suit le parcours d'un stagiaire dans vos outils, de l'inscription à la facturation, et on repère ce qui peut partir tout seul. 30 minutes en visio, gratuites.
Réserver le pré-audit gratuit