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Immobilier et conciergerie

Automatiser la gestion d'une conciergerie ou d'une agence immobilière

Réservations, ménages, facturation des propriétaires, suivi des mandats et des agents : on relie vos outils pour que l'information circule sans ressaisie, et qu'un propriétaire ou un dossier de plus ne demande pas un travail à part.

Réserver le pré-audit gratuit

Exemple de déroulé automatique : chaque étape se déclenche toute seule après la précédente.

Une réservation arrive. Tout suit :

  1. Réservation confirméeDepuis le channel manager
  2. Ménage planifiéPrestataire prévenu
  3. Relevé propriétaire calculéLa même règle pour tous
  4. Facture envoyéeEn fin de mois

Exemple de déroulé, sans ressaisieVos outils, reliés entre eux

Ce qui prend le plus de temps

  • Une facturation propriétaire par propriétaire

    Relevés, commissions, reversements : chaque propriétaire a son calcul, souvent refait à la main en fin de mois.

  • Des ménages et des check-in à replanifier

    Une réservation modifiée ou annulée, et le planning des prestataires est à refaire.

  • Des factures prestataires à rapprocher

    Ménage, linge, maintenance : chaque facture doit être vérifiée et rattachée au bon logement.

  • Des dossiers d’agents difficiles à suivre

    Le manager doit demander à chacun où en sont ses mandats, ses visites et ses ventes.

  • Des informations dispersées

    Les mandats dans le logiciel de transaction, les échanges dans les mails, les documents dans un drive.

  • Un reporting refait à la main

    Chaque fin de mois, il faut compiler les chiffres de l'équipe dans un tableau.

Ce qu'on met en place

Votre logiciel relié au resteChannel manager (Beds24, Smoobu, Lodgify…) ou logiciel de transaction (Apimo, Hektor, Netty…)
On part de celui que vous utilisez et on le connecte à vos tableurs, à vos mails et à votre comptabilité.
La facturation des propriétaires en un seul traitementMake ou n8n
Le même calcul pour tous, avec les règles propres à chaque contrat, au lieu d’un fichier ou d’une automatisation par propriétaire.
Des plannings qui suivent les réservations
Ménages et check-in se mettent à jour à chaque réservation, annulations comprises.
Un tableau de suivi pour le manager
Les dossiers de chaque agent, l'état de chaque bien et l'avancement des ventes, au même endroit.

Ce qu’on a déjà mis en place dans ce secteur

  • Conciergerie

    Une seule automatisation pour facturer tous les propriétaires

    Avant
    Le système existait déjà, mais la facturation reposait sur une automatisation par propriétaire. Chaque nouveau propriétaire en ajoutait une, et chaque changement devait être reporté partout.
    Ce qu’on a fait
    On a remplacé toutes ces automatisations par une seule, qui facture l'ensemble des propriétaires, et ajouté de quoi simplifier la maintenance du reste du système.
    Aujourd’hui
    Un seul scénario à surveiller et à faire évoluer. Un nouveau propriétaire ne demande plus de nouvelle automatisation.
    Facturation générale (tous proprios)Scénario « Facturation générale (tous proprios) », lancé chaque 1er du mois : lecture des propriétaires à facturer et de leurs réservations dans Airtable, calcul de la commission, des débours de ménage et de la blanchisserie, recherche du client dans Qonto, puis création de la bonne facture en brouillon selon les postes facturables.Facturation générale (tous proprios)Chaque 1er du mois · 10:00Airtable1Proprios à facturerAirtable2Résa conciergerie(commission)Tools3Sum Commission HTAirtable8Résa conciergerie(débours)Tools4Sum Débours MénageAirtable9Résa conciergerie(blanchisserie)Tools5Sum Blanchisserie HTQonto14Client Qonto paridentifiantIf-else10Choisir uniquement lespostes facturablesQonto11Facture commission seuleQonto12Facture commission +blanchisserieQonto13Facture commission +déboursQonto7Créer facture brouillon
    Le scénario de facturation, en représentation simplifiée. Les factures sont créées en brouillon et validées avant envoi.
  • Équipe d'agents immobiliers · mission en sous-traitance

    Un manager qui suit toute son équipe depuis un seul outil

    Avant
    Le manager devait pouvoir suivre le travail de chacun de ses agents immobiliers.
    Ce qu’on a fait
    On a construit l'outil de suivi : les dossiers de chaque agent, la gestion de chaque bien et l'avancement des ventes, au même endroit.
    Aujourd’hui
    Le manager revoit les dossiers de son équipe et voit où en sont les ventes, sans courir après l'information.
    Suivi de l'équipe
    Mandats actifs
    46
    Visites (7 jours)
    31
    Offres en cours
    9
    Ventes du mois
    4
    AgentMandatsVentes
    CRCamille R.142
    JMJulien M.121
    SLSarah L.111
    TBThomas B.90
    Biens de Camille R.
    • T3 · Rennes centreOffre reçue
    • Maison · Cesson-SévignéEn visite
    • T2 · Saint-MaloCompromis
    • Studio · Rennes VillejeanMandat signé

    Données d'exemple

    Maquette de l'outil, avec des données d'exemple.
Tous les cas clients

Comment on avance, et ce que ça coûte

Chaque étape est facturée à part. À la fin de chacune, vous décidez si on continue.

  1. Étape 1Pré-auditGratuit30 minutes en visio pour repérer 3 points de friction dans vos outils.
  2. Étape 2Audit Stack990 €10 jours pour cartographier vos outils et savoir lesquels garder.
  3. Étape 3Diagnostic2 500 €2 à 3 semaines. Un plan chiffré, avec le gain attendu.
  4. Étape 4Mise en œuvreDès 5 500 €4 à 10 semaines pour installer le système et former votre équipe.
  5. Étape 5Gardien du système400 à 1 500 €/moisOn surveille le système et on l'adapte quand votre boîte change.
Le détail de chaque étape
Pré-audit gratuit

Combien de temps vous prend la fin de mois ?

On regarde ensemble votre facturation des propriétaires ou le suivi de votre équipe, et ce qui peut se faire tout seul. 30 minutes en visio, gratuites.

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